RODO – kogo dotyczy i jak się przygotować

Niezbędne środki zabezpieczeń zgodnych z regulacjami RODO.

Z dniem 25 maja 2018 r. w życie weszły regulacje RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych). Zgodnie z zasadami przyjętymi w kwietniu 2016 r. przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych dla państw członkowskich miały zostać ujednolicone. Przedsiębiorcy muszą się z nimi nie tylko zapoznać, ale i dostosować do nich swoją działalność.

RODO (ang. GDPR) to obszerny i niełatwy w interpretacji dokument. Określa, kogo dotyczy obowiązek stosowania się do przepisów oraz definiuje pojęcie danych osobowych. W myśl regulacji dane osobowe stanowią wszelkie informacje o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, m.in.:

• imię i nazwisko,
• adres,
• numer identyfikacyjny PESEL,
• identyfikator internetowy,
• informacje dotyczące cech fizycznych, fizjologicznych, genetycznych, psychicznych, ekonomicznych, kulturowych lub społecznych.

Kogo dotyczy stosowanie się do RODO?

Obowiązek dotyczy firm, które na potrzeby swojej działalności gromadzą i wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych – od niewielkich salonów usługowych po duże instytucje finansowe. W praktyce już samo nazwisko i numer telefonu klienta mogą stanowić dane osobowe. Odpowiedź jest więc prosta: RODO dotyczy niemal wszystkich organizacji.

Do wymogów RODO należy m.in. obowiązek prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania (w szerszym zakresie niż wcześniej), a także zwiększony zakres informacji przekazywanych osobom, których dane są przetwarzane. Na żądanie może pojawić się także obowiązek przekazania danych innemu podmiotowi (np. przy zmianie usługodawcy). Warto więc przechowywać dane w sposób uporządkowany i standaryzowany oraz wdrożyć procedury wewnętrzne obejmujące wszystkich pracowników.

Czym grozi niedostosowanie się do regulacji RODO?

Unijne przepisy surowo podchodzą do ochrony danych. Sankcje mają być miarkowane proporcjonalnie do skali naruszenia, jednak w skrajnym przypadku niedopełnienie obowiązków może skutkować karą do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Przygotowania do RODO są procesem długotrwałym i nie warto zostawiać ich na ostatnią chwilę.

Jak się przygotować do RODO?

Przygotowania do RODO obejmują wiele aspektów. W organizacjach, w których dane osobowe są przetwarzane w sposób systematyczny, wymagane jest uregulowanie zasad w formie procedur. Warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy doradzą, jak podejść do tematu. Dokumenty powinny być spisane i przechowywane w łatwo dostępnym miejscu.

Dobrą praktyką jest uporządkowane, bezpieczne przechowywanie dokumentów – np. w szafach na dokumenty. Dla szczególnie ważnych akt oraz danych wrażliwych warto rozważyć sejfy, szafy ogniotrwałe lub pancerne, które ograniczają dostęp osobom nieupoważnionym. W przypadku danych przechowywanych informatycznie pomocne będą także bezpieczne szafy serwerowe, chroniące zasoby przed nieautoryzowanym dostępem i kradzieżą danych.

Przygotuj się do RODO już dziś

Z punktu 84 preambuły RODO wynika, że administrator danych powinien odpowiednio dobrać środki techniczne i organizacyjne w celu należytego zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych – zarówno tych przechowywanych w systemach informatycznych, jak i w dokumentacji papierowej. Przedsiębiorca musi oszacować ryzyko i zdecydować, jakie rozwiązanie będzie najlepsze: szafa zamykana na klucz czy sejf/szafa opancerzona z kontrolą dostępu.

Sejfy umożliwiają bezpieczne zdeponowanie szczególnie wrażliwych informacji (np. haseł), do których dostęp ma jedynie wąskie grono osób upoważnionych. Z kolei szafy na dokumenty sprawdzają się tam, gdzie potrzebny jest porządek i szybki dostęp do akt (np. akt osobowych) dla przeszkolonych współpracowników. Przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa dostosowanie do przepisów nie powinno przysparzać większych problemów.

Co możesz u nas znaleźć?

W naszym sklepie internetowym można zakupić niezbędne do właściwego zabezpieczenia zbiorów akcesoria, m.in.:

• szafy ogniotrwałe,
• sejfy na potrzeby RODO,
• szafy na dokumenty,
• szafy pancerne do zabezpieczenia dokumentacji papierowej,
• szafy serwerowe z kontrolą dostępu zgodne z wytycznymi RODO.

Fachowa obsługa naszego sklepu pomoże w doborze najodpowiedniejszego rozwiązania, a w razie pytań doradcy udzielą wyczerpujących odpowiedzi. Oferowane środki zapewnienia bezpieczeństwa danych są wysokiej jakości i dostarczane w możliwie szybkim czasie.