RODO - Kogo dotyczy i jak się przygotować
Niezbędne środki zabezpieczeń zgodnych z regulacjami RODO.
Z dniem 25 maja 2018 r. w życie wchodzą regulacje RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych). Zgodnie z przyjętymi w kwietniu 2016 r. przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej zasadami, przepisy dotyczące zabezpieczania danych osobowych dla wszystkich 28 państw członkowskich powinny być ujednolicone. Przedsiębiorcy muszą się z nimi nie tylko zapoznać, ale i dostosować do nich swoją działalność.
RODO (lub z angielskiego GDPR) jest obszernym i niełatwym w interpretacji dokumentem. Informuje kogo dotyczy stosowanie się do RODO i definiuje pojęcie danych. W myśl zawartych regulacji dane osobowe stanowią wszelkie informacje o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, jak:
- imię i nazwisko,
- adres,
- numer identyfikacyjny PESEL,
- identyfikator internetowy,
- rasę, pochodzenie i pozostałe czynniki określające fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Kogo dotyczy stosowanie się do RODO?
Wszystkie firmy, które na potrzeby swojej działalności gromadzą oraz wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych – zaczynając od niewielkich salonów fryzjerskich, a na olbrzymich instytucjach finansowych kończąc. W zasadzie już samo nazwisko i numer telefonu klienta w myśl RODO stanowią dane osobowe. Odpowiedź na pytanie, kogo dotyczy stosowanie się do RODO, jest prosta - prawie wszystkie organizacje
Do wymogów RODO należy obowiązek prowadzenia przez przedsiębiorcę rejestrów danych osobowych – w nieco szerszym zakresie niż wymaga GIODO. Zwiększy się również zakres informacji, które trzeba przedstawić osobom, których dane są przetwarzane. Na żądanie trzeba będzie spełnić obowiązek przesłania danych innemu podmiotowi, np. gdy klient będzie chciał zmienić usługodawcę. Warto w związku z tym przechowywać dane w sposób standaryzowany. Przygotowania do RODO powinny objąć również proces opracowania i wdrożenia procedur wewnętrznych wśród wszystkich pracowników.
Czym grozi niedostosowanie się do regulacji RODO?
Unijne przepisy w surowy sposób podchodzą do ochrony danych – sankcje będą co prawda miarkowane proporcjonalnie do skali naruszenia regulacji, ale w skrajnym przypadku niedopilnowanie obowiązku skutkować może karą nawet do 20 milionów euro lub 4 procent obrotu rocznego firmy. Przygotowania do RODO są procesem długotrwałym i nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę.
Jak się przygotować do RODO?
Przygotowania do RODO powinny skupiać się na wielu różnych aspektach. Wobec przedsiębiorstw, w których przetwarzane są dane osobowe w sposób systematyczny, wymaga się uregulowania zasad w formie procedur. Warto skorzystać przy tym z pomocy specjalistów, którzy doradzą jak się przygotować do RODO. Dokumenty te powinny być spisane i przechowywane w łatwo dostępnym miejscu. Dobrą praktyką jest zakup z myślą o RODO szafy na dokumenty – pozwoli to na szybkie odnalezienie w razie potrzeby np. procedur związanych z przenoszeniem danych osobowych bądź zgłaszaniem naruszeń. Do przechowywania szczególnie ważnych dokumentów i akt osobowych właściwym wydaje się rozważenie zakupu takich przedmiotów jak sejfy na potrzeby RODO, szafy ogniotrwałe bądź pancerne. Zabezpieczą one dane osobowe przed dostępem osób trzecich, nieupoważnionych. W przypadku danych przechowywanych w sposób informatyczny należy zakupić z myślą o RODO bezpieczne szafy serwerowe. Pomagają chronić zasoby przed nieautoryzowanym dostępem i kradzieżą danych. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych kar z tytułu niedopełnienia obowiązków.
Przygotuj się do RODO już dziś.
Szafy ogniotrwałe i sejfy na potrzeby RODO jednymi ze środków fizycznego zabezpieczenia zbiorów.
Z 84 punktu preambuły RODO wynika, że administrator danych będzie musiał odpowiednio dobrać środki techniczne i organizacyjne w celu należytego zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. Zarówno w komputerach (stąd polecane w myśl regulacji RODO bezpieczne szafy serwerowe), jak i fizycznie przechowywanych dokumentach. Przedsiębiorca sam będzie musiał oszacować ryzyko i zdecydować, czy zasoby będą bezpieczniejsze w szafie zamykanej na klucz, czy opancerzonej na hasło. Sejfy na potrzeby RODO umożliwiają bezpieczne zdeponowanie niezwykle wrażliwych i niezbędnych do prowadzenia działalności informacji, na przykład haseł. Dostęp do najściślej chronionych zasobów ma wówczas jedynie wąskie grono osób upoważnionych. W przypadku tych danych, które można udostępnić większości przeszkolonych współpracowników, szersze zastosowanie znajdą z myślą o RODO szafy na dokumenty. Ułatwia to zachowanie porządku i optymalizuje czas niezbędny do znalezienia np. akt osobowych. Przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa dostosowanie do nowych przepisów nie powinno przysparzać większych problemów.
W naszym sklepie internetowym można zakupić niezbędne do właściwego zabezpieczenia zbiorów akcesoria, m.in.:
- RODO szafy ogniotrwałe,
- Sejfy na potrzeby RODO,
- RODO szafy na dokumenty,
- Szafy pancerne do zabezpieczenia dokumentacji papierowej
- Szafy serwerowe z kontrolą dostępu zgodne z wytycznymi RODO
Fachowa obsługa naszego sklepu, pomoże w doborze najodpowiedniejszego rozwiązania, a w przypadku jakichkolwiek pytań kompetentni doradcy udzielą wyczerpującej odpowiedzi. Wszystkie środki zapewnienia bezpieczeństwa danych, jak np. wspomniane RODO szafy ogniotrwałe, są najwyższej jakości i dostarczane są w możliwie szybkim czasie.
